Przedsiębiorcy aktywnie prowadzący działalność gospodarczą są narażeni na ryzyko naliczenia im kar umownych. Kary umowne pełnią formę odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Czy przedsiębiorca może zaliczyć kary umowne w poczet kosztów uzyskania przychodu?
Czym jest kara umowna?
Zacznijmy od początku, tj. od ustalenia czym jest w ogóle kara umowna.
Kara umowa jest formą odszkodowania i „straszaka” zawartą w umowach. Strony przewidują kary umowne m.in. aby zmotywować kontrahenta do wykonania określonych czynności (np.: terminowego wykonania umowy). Innym przykładem może być wola zniechęcenia kontrahenta przed wykonaniem niekorzystnych czynności (np.: przekazanie informacji konkurencji).
Generalnie kary umowne pełnią rolę rekompensaty niekorzystnych następstw nieprawidłowego wykonania umowy lub całkowitego jej niewykonania.
Czy kara umowna może być kosztem uzyskania przychodu?
Odpowiedź na tak zadane pytanie niestety brzmi: „to zależy” (ulubiona odpowiedź prawników J).
A od czego zależy? Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kosztem uzyskania przychodu nie będą kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Wiemy już jaka kara umowna nie może być kosztem – ale czy każda kara umowna, która nie mieści się w ww. definicji jest kosztem?
Aby karę umowną uznać za koszt, musi spełniać wymogi uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności:
- wydatek poniesiono w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia tych przychodów,
- poniósł go podatnika,
- wydatek pozostaje w związku z prowadzoną działalnością,
- podatnik należycie udokumentował ten wydatek.
Jeśli zatem kara umowna spełnia powyżej opisane warunki, a jednocześnie możliwość uznania jej za koszt nie została wyłączona, to może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu.
Przykłady uznania kar umownych za koszt
Niestety każdy przypadek jest indywidualny i nie ma tutaj generalnej zasady, że taka kara umowna jest kosztem, a taka już nie. Każdą karę umowną należy badać indywidualnie.
Przykładem kary umownej, która została uznana za koszt uzyskania przychodu, jest kara umowna zapłacona przez podatnika, który nie odebrał towaru (drewna). W opisanym przez podatnika stanie faktycznym możemy wyczytać, że przed odbiorem towaru, jednak już po zawarciu umowy na jego dostarczenie, spłonęła suszarnia, w której to drewno podatnik miał obrobić. W związku z niemożliwością obrobienia całego zamówionego towaru, podatnik przekalkulował swoją sytuację i uznał za bardziej optymalne nieodebranie zamówionego towaru. Takie działanie mogło mu zapewnić płynność finansową. Natomiast zakup drewna skutkowałoby sporym wydatkiem, z którego podatnik nie osiągnąłby (z uwagi na brak odpowiedniego sprzętu) przychodu.
W opisanej powyżej sytuacji organy podatkowe uznały, że naliczona i zapłacona kara umowna może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu. Organ podatkowy ocenił, że decyzja o rezygnacji z kontraktu i zapłata kary umownej była w tej sytuacji uzasadniona ekonomicznie i racjonalna.
Podsumowanie
Czy kara umowna może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu – jeśli spełnia określone warunki, to tak. W pozostałym wypadku kara umowna nie będzie stanowiła kosztu. Jednak, każdorazowo musimy się zastanowić, czy możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu naliczonej nam kary umownej nie została wyłączona.
__________
Potrzebne wsparcie prawne lub podatkowe? Jesteś osobą fizyczną lub przedsiębiorcą?
Zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego i Doradcy Podatkowego we Wrocławiu. Kancelaria świadczy na rzecz swoich Klientów usługi prawne, podatkowe oraz bieżącą obsługę prawną.
Telefon/WhatsApp: 880 411 899
Email: michal@zasada-m.pl
Podstawa prawna:
- Art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- Interpretacja podatkowa z dnia 13 czerwca 2023 r. (0113-KDIPT2-1.4011.288.2023.1.HJ).
Stan prawny na dzień 21 sierpnia 2024 r.
