Zakończenie roku obrotowego w wielu podmiotach wiąże się z koniecznością podjęcia szeregu uchwał. Podstawową uchwałą, którą należy podjąć to uchwała w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Wiele podmiotów nie zdaje sobie sprawy, że w ramach zamknięcia roku obrotowego trzeba podjąć również kilka innych uchwał – jakich?
Uchwała w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego
Koniec roku obrotowego naszej spółki wiąże się z koniecznością przygotowania sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe przygotowuje kierownik jednostki. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez kierownika jednostki, jest ono zatwierdzane przez organ właścicielski – np.: zwyczajne zgromadzenie wspólników, walne zgromadzenie akcjonariuszy lub zebranie wspólników.
Podjęcie uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest podstawową uchwałą, którą trzeba podjąć po zakończeniu roku obrotowego. Brak zatwierdzenia sprawozdania (a w konsekwencji brak „wrzucenia” go do KRS) skutkować może szeregiem różnych nieprzyjemności (szerzej pisałem o tym tutaj). Zdarza się również, że organ właścicielski nie zatwierdzi z różnych powodów sprawozdania finansowego – o tym jak wtedy się zachować pisałem tutaj.
Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki
Kolejną uchwałą, która powinna zostać podjęta w związku z zakończeniem roku obrotowego jest uchwała w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania zarządu spółki z jej działalności. W określonych wypadkach zarząd jest zwolniony z obowiązku przygotowania takiego sprawozdania, jednak ogólna zasada nakazuje jego przygotowanie.
Sprawozdanie takie jest dość sformalizowane – przepisy szczegółowo opisują jego elementy. W sprawozdaniu trzeba opisać m.in.:
- zdarzenia mające istotny wpływ na działalność spółki,
- przewidywany rozwój spółki,
- aktualną i przewidywaną sytuację finansową spółki itp.
Założeniem istnienia tego dokumentu jest przedstawienie organowi właścicielskiemu spółki informacji, które nie wynikają ze sprawozdania finansowego, a jednak są mocno związane z funkcjonowaniem spółki.
Podział zysku lub pokrycie straty
Wspólnicy (akcjonariusze) spółki powinni również ustalić:
- co powinno stać się z zyskiem wypracowanym przez spółkę albo
- jak pokryć wygenerowane przez spółkę straty.
W przypadku zysku wspólnicy mają różne możliwości – mogą zdecydować, aby zysk pozostawić w spółce celem umożliwienia jej dalszego rozwoju. W takim wypadku najczęściej zysk „ląduje” na kapitale zakładowym spółki. Drugą możliwością jest wypłata zysku w formie dywidendy – tj. podział między wspólników wypracowanego przez spółkę zysku.
Gdy spółka wygeneruje spłatę również mamy kilka możliwości działania. Pierwsza z nich to postanowienie, że strata spółki zostanie pokryta z przyszłych zysków (tj. zysków z lat kolejnych). Inną opcją – zakładając, że jest ona możliwa do przeprowadzenia – będzie np.: zobowiązanie wspólników do dokonania dopłat na rzecz spółki. Spółkę można dokapitalizować również w inny sposób – pożyczką lub poprzez podniesienie kapitału zakładowego.
Udzielenie absolutorium członkom organów spółki
Wspólnikom często umyka obowiązek podjęcia uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom organów spółki. Do organów tych zaliczamy przede wszystkim zarząd, ale również radę nadzorczą (jeśli jest).
Udzielenie absolutorium skutkuje uznaniem, że wspólnicy zaaprobowali sposób działania określonych członków organów spółki. Wspólnicy mogą również nie podjąć uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium – w ten sposób dają wyraz braku aprobaty co do jakości i rzetelności wykonywanych przez członków organów działań.
Wybór władz na kolejną kadencję
Należy pamiętać, że co do zasady funkcja członka zarządu lub rady nadzorczej jest funkcją odbywaną w ramach kadencji. Kadencja to czas na jaki danej osobie jest powierzana określona funkcja w strukturach spółki.
Skoro jednak kadencja to określony czas, to czas ten prędzej czy później dobiegnie końca. Wskazać należy, że takim momentem jest najczęściej zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ostatni rok piastowania funkcji. W takim wypadku, zatwierdzając sprawozdanie za ostatni rok pełnienia funkcji, organ właścicielski powinien podjąć również uchwałę w przedmiocie wyboru władz na kolejną kadencję. W ten sposób unikamy sytuacji niepewności – czy dany zarząd mógł reprezentować spółkę, czy też nie.
Podsumowanie
Należy pamiętać, że zakończenie roku obrotowego to nie tylko podjęcie uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Kończąc rok obrotowy należy przygotować szereg dokumentów i uchwał – brak podjęcia stosownych uchwał może w przyszłości rodzić problemy np.: organizacyjne.
__________
Prowadzisz spółkę i potrzebujesz pomocy w jej obsłudze? Potrzebujesz pomocy w zakończeniu roku obrotowego twojej spółki?
Zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego i Doradcy Podatkowego we Wrocławiu. Kancelaria świadczy na rzecz swoich Klientów usługi prawne, podatkowe oraz bieżącą obsługę prawną.
Telefon/WhatsApp: 880 411 899
Email: michal@zasada-m.pl
Podstawa prawna:
- 231 kodeksu spółek handlowych,
- 202 kodeksu spółek handlowych,
- 395 kodeksu spółek handlowych,
- 49 ustawy o rachunkowości.
Stan prawny na dzień 17 listopada 2024 r.
