Przedsiębiorcy z różnych względów (często podatkowych) przerzucają się z prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę (najczęściej wybór pada na spółkę z o.o.). Celem uniknięcia ZUSu zakładają spółki wieloosobowe, w których drugi ze wspólników ma znacznie niższy (jeśli nie iluzoryczny) udział. Ponadto drugi wspólnik często nie wie czym do końca zajmuje się spółka – jest jej wspólnikiem głównie po to, aby spółka nie miała charakteru jednoosobowego.
Z tych właśnie względów wspólnik większościowy często traktuje swoją spółkę jako kontynuację jednoosobowej działalności. Takie działanie jednak nie jest prawidłowe i może prowadzić do wielu problemów i konsekwencji.
Traktowanie spółki jak swojej jednoosobowej działalności
W pierwszej kolejności trzeba przypomnieć, że spółka to podmiot niezależny od jej wspólników. Spółka jest samodzielną stroną zawieranych umów, nabywa majątek we własnym imieniu, we własnym imieniu zaciąga zobowiązania i zarabia pieniądze.
Oznacza to, że zysk wypracowany przez spółkę, jest jej zyskiem co najmniej do momentu podziału go między wspólników (w formie dywidendy). Środki zgromadzone na rachunku bankowym spółki pozostają do jej wyłącznego korzystania.
Podobnie sytuacja wygląda z pozostałym majątkiem – biuro, komputer czy samochód należący do spółki, stanowią jej własność, a nie własność wspólnika.
Powyższe kwestie są kluczowe w prowadzeniu spółki, bowiem kształtują się one zupełnie inaczej niż w przypadku jednoosobowej działalności (JDG). W ramach JDG nie ma znaczenia czy przedsiębiorca zapłaci z rachunku firmowego za prywatny wyjazd na wakacje. W przypadku spółki – taki wydatek będzie już stanowić problem.
Prywatne zakupy z konta firmowego
Niestety często zdarza się, że przedsiębiorcy korzystają z kapitału (zysku) spółki dokładnie tak, jakby był to kapitał prowadzonego przez nich JDG. Przykładem można wskazać dokonywanie płatność za prywatne zakupy kartą firmową.
W tym miejscu trzeba wyjaśnić, że spółka (np.: z o.o. czy akcyjna) musi prowadzić pełną księgowość (tj. pełne księgi handlowe). W ramach prowadzonej księgowości każdy wydatek jest księgowany na co najmniej dwóch kontach. Poczynienie wydatków na prywatne cele spowoduje niemożność prawidłowego zaksięgowania transakcji. Wydatki prywatne zarządu czy wspólników nie mogą być bowiem księgowane na kontach księgowych spółki – nie są one przecież związane z prowadzoną przez nią działalnością. Konsekwencją jest sytuacja, w której konto bankowe spółki jest puste, jednak wg jej bilansu powinna mieć ona na nim środki. W takim wypadku można uznać, że księgi handlowe spółki nie są prowadzone w sposób rzetelny – nie odzwierciedlają one faktycznej sytuacji bilansowej spółki.
Działanie wspólnika (zarządu) może prowadzić również do powstania jego odpowiedzialności względem spółki i pozostałych wspólników.
Można się tutaj również zastanowić nad odpowiedzialnością za powstanie zaległości podatkowej – jeśli uznać dokonywanie wypłaty przez wspólnika za wypłatę zysku.
Warto również pamiętać, że nierzetelne i nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych może skutkować również odpowiedzialnością karną.
Wypłata środków bez tytułu prawnego
Omówiliśmy już problem dokonywania zakupów na cele prywatne wspólnika (zarządu) z konta firmowego. Podobnie problem będzie wyglądać w przypadku wypłaty środków z rachunku bankowego spółki. W przypadku wypłaty środków bez podstawy również dochodzimy do sytuacji, gdy stan rachunku bankowego i bilans spółki się po prostu „rozjeżdżają”.
Ponadto takie działanie również może prowadzić do odpowiedzialności – jak w przypadku zakupów prywatnych z rachunku spółki.
Jak można wypłacić środki ze spółki?
Każda wypłata z rachunku z spółki musi mieć swoją podstawę prawną. W takim wypadku trzeba się zastanowić, która podstawa będzie najwygodniejsza albo najbardziej opłacalna. Najprostsza forma wypłaty środków z rachunku spółki to dywidenda. Mamy tu jednak do czynienia z 19% podatkiem pobieranym w momencie wypłaty dywidendy.
Istnieją również inne sposoby wypłaty środków – wynagrodzenie członka zarządu, umowa ze spółką czy powtarzające się świadczenia niepieniężne. Ważne jednak, że w każdym z ww. wypadków środki trafiają na rachunek prywatny wspólnika na jakiejś podstawie. Podstawą nie będzie natomiast przekonanie wspólnika (zarządu), że te środki mu się należą lub są „jego” (a i z takimi twierdzeniami się spotykałem).
Podsumowanie
Wielu przedsiębiorców traktuje konto spółki jak swoje dokonując z niego płatności i różnych wypłat. O ile w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej takie działanie nie stanowi problemu, to w przypadku spółki (która jest odrębnym od wspólników podmiotem) taki problem już stanowi. Każda wypłata z rachunku spółki musi mieć swój tytuł prawny, w innym wypadku możemy doprowadzić do szeregu problemów – nieprawidłowo prowadzonej księgowości, zaległości podatkowych, odpowiedzialności odszkodowawczej a nawet karnej.
__________
Pytanie prawne lub podatkowe dotyczące spółki ? Zastawiasz się nad obsługą prawną lub podatkową swojej spółki? Potrzebna optymalizacja podatkowa?
Zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego i Doradcy Podatkowego we Wrocławiu. Kancelaria świadczy na rzecz swoich Klientów usługi prawne, podatkowe oraz bieżącą obsługę prawną.
Telefon/WhatsApp: 880 411 899
Email: michal@zasada-m.pl
Podstawa prawna:
- art. 24 ustawy o rachunkowości,
- art. 293 i n. kodeksu spółek handlowych,
- art. 61 kodeksu karnego skarbowego.
Stan prawny na dzień 3 listopada 2024 r.
