Pojęcie kosztów uzyskania przychodu jest nieodzownym pojęciem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej. Notorycznie można usłyszeć od przedsiębiorców, że “robią koszty”, żeby zapłacić niższe podatki. Czym są w takim razie te koszty?
Pojęcie kosztów
Koszty to wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością, które podatnicy ponoszą w celu uzyskania przychodu lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie każdy wydatek będzie jednak kosztem uzyskania przychodu. Ustawodawca przewidział szereg wydatków, które na pierwszy rzut oka mogą być związane z działalnością, jednak na podstawie stosownych wyłączeń nie będą pomniejszały nam podstawy opodatkowania.
Dodatkowo wydatki, aby mogły zostać uznane za koszty muszą spełniać następujące wymogi:
- muszą być poniesione przez podatnika,
- muszą mieć definitywny charakter, tj. są bezzwrotne,
- muszą być związane (pośrednio lub bezpośrednio) z prowadzoną przez podatnika działalnością,
- muszą zostać właściwie udokumentowane.
Dopiero wydatki, które spełniają ww. warunki możemy uznać za koszty uzyskania przychodu.
Jak działają koszty uzyskania przychodu?
Wiemy już czym są koszty uzyskania przychodu, zastanówmy się teraz czemu przedsiębiorcy “robią” koszty.
W przypadku ogólnych zasad opodatkowania (tj. skali podatkowej) oraz podatku liniowego opodatkowaniu podlega dochód. Dochód to różnica między przychodem, a kosztami uzyskania przychodu. Zatem im wyższe koszty, tym niższy dochód, a tym samym podatek.
Czy robienie kosztów się opłaca i czy jest to “optymalizacja podatkowa”?
Potoczne “robienie” kosztów może wydawać się korzystnym rozwiązaniem, bowiem ostatecznie płacimy niższe podatki. Jest to jedynie złudne wrażenie – rzeczywistość jest zgoła odmienna.
Przykład Przedsiębiorca kupuje komputer, bo chce obniżyć podatek. Przyjmijmy, że komputer ten kosztuje 5.000 zł netto. W takiej sytuacji, zakładając, że nasz podatnik opodatkowany jest na zasadach ogólnych, korzyść podatkowa wygląda następująco:
- oszczędność na podatku dochodowym – 600 zł,
- oszczędność na składce zdrowotnej – 450 zł.
Suma oszczędności to 1.050 zł, podczas, gdy z kieszeni naszego podatnika wypłynęło 5.000 zł. Zatem jest 3.950 zł na minusie.
Oczywiście, jeśli koszty są uzasadnione (np.: nasz podatnik musiał już wymienić komputer, bowiem stary zaczął szwankować), to taki wydatek ma oczywiście sens. Jednak zazwyczaj wydatkując środki tylko po to, żeby zapłacić niższy podatek, wydamy więcej, niż ostatecznie zaoszczędzimy. Warto o tym pamiętać przed dokonaniem zakupów.
Jeśli mówimy o optymalizacji podatkowej, to warto zacząć od weryfikacji, czy wybraliśmy prawidłową formę opodatkowania albo czy stosujemy odpowiednią, właściwą stawkę podatku.
Warto także przeanalizować rentowność biznesu – często również tutaj tkwią problemy.
Podsumowanie
Podnoszenie dodatkowych i nieuzasadnionych wydatków (po co komu 5 komputer) nie jest racjonalną optymalizacją podatkową. W dłuższej perspektywie prowadzi wyłącznie do zwiększenia wydatków, a realna korzyść z “obniżonych” podatków nie rekompensuje tych wydatków.
Warto jednak pamiętać czym są koszty uzyskania przychodu i umiejętnie je wykorzystywać do prowadzonej działalności. Dobrze i umiejętnie wykorzystywane koszty mogą pomóc zoptymalizować naszą działalność.
__________
Potrzebna pomoc prawna w przygotowaniu zmian w spółce lub jej umowie? Twoja firma poszukuje obsługi prawnej lub podatkowej?
Zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego i Doradcy Podatkowego we Wrocławiu. Kancelaria świadczy na rzecz swoich Klientów usługi prawne, podatkowe oraz bieżącą obsługę prawną.
Telefon/WhatsApp: 880 499 811
Email: michal@zasada-m.pl
Podstawa prawna:
- Art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stan prawny na dzień 21 sierpnia 2025 r.
