W przypadku spółek kapitałowych, najważniejsze decyzje podejmowane są przez wspólników spółki (czy to spółki z o.o., czy akcyjnej). Oczywiście to zarząd prowadzi bieżącą działalność spółki – reprezentuje ją przed kontrahentami, czy w trakcie postępowania sądowego (więcej o organach spółki pisałem tutaj). Jednak często zdarza się, że decyzje zarządu muszą najpierw znaleźć poparcie w uchwale wspólników (np.: w przypadku sprzedaży nieruchomości lub gdy spółka ma zawrzeć umowę, której wartość przekracza dwukrotność kapitału zakładowego).
Zwołanie zgromadzenia wspólników to jednak sformalizowany proces – jak wygląda?
Wszystko zaczyna się od zarządu spółki
Zacznijmy od tego, że nie wszystkie czynności będą wymagały uchwały wspólników. Jeśli nie ma konieczności podjęcia uchwały – zarząd i tak może chcieć uzyskać podstawę do np.: zaciągnięcia konkretnego zobowiązania. W takim wypadku może on ograniczyć lub nawet wyłączyć swoją odpowiedzialność w stosunku do wspólników (w końcu zgodzili się na zaciągnięcie zobowiązania).
To zarząd decyduje, kiedy uchwała zgromadzenia wspólników będzie wymagana. W przypadku braku podjęcia uchwały, gdy była ona wymagana – zarząd może zostać pociągnięty do odpowiedzialności wewnętrznej.
Przyjmijmy, że zarząd ustalił, iż czynność, którą zamierza przeprowadzić wymaga podjęcia uchwały. W takim wypadku powinno odbyć się zebranie zarządu podczas, którego podjęta zostanie uchwała w przedmiocie terminu (data i godzina) oraz miejsca odbycia się zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Uchwała powinna również zawierać porządek obrad planowanego zgromadzenia.
W sytuacji, gdy zarząd zamierza doprowadzić do zmiany umowy spółki z o.o. – powinien wskazać również treść proponowanych zmian (tj. stare i nowe brzmienie – najlepiej w formie porównania).
Gdy zarząd zdecyduje już o najważniejszych kwestiach zgromadzenia wspólników – może przejść do kolejnego etapu.
Zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.
Kolejnym krokiem jest zawiadomienie wspólników o zwołanym zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. Co do zasady zarząd wysyła takie zawiadomienie za pomocą listów poleconych (jest to najpopularniejsza forma). Ważne, żeby zawiadomienie zostało wysłane co najmniej na dwa tygodnie przez zaplanowanym zgromadzeniem wspólników. Chodzi o to, by dać wspólnikom czas na zaplanowanie stawiennictwa lub znalezienie pełnomocnika.
W zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia wspólników, zarząd wskazuje przede wszystkim:
- miejsce przeprowadzenia zgromadzenia wspólników,
- datę i godzinę jego przeprowadzenia,
- planowany porządek obrad,
- zestawienie planowanych zmian do umowy spółki.
Zgodnie z przepisami, zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. może być również wysłane do wspólników za pomocą przesyłki kurierskiej. Zarząd może również wysłać zawiadomienie w formie elektronicznej – jeśli wspólnik wyraził zgodę na taki kontakt.
Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników
Jeśli zarząd przeprowadził ww. czynności, to zgromadzenie wspólników spółki (co do zasady) może się odbyć. Należy jednak zwrócić uwagę na treść umowy spółki – zwłaszcza, gdy część wspólników się nie stawiła. Umowa spółki może przewidywać kworum – minimalną ilość obecnych, aby zgromadzenie mogło podejmować wiążące uchwały. Zdarza się, że mimo, iż wszystkie kroki przeprowadzono prawidłowo – zgromadzenie nie może podjąć skutecznie uchwały.
Przeszkody w przeprowadzeniu zgromadzeń mogą być przeróżne.
Czy w każdej spółce trzeba zwoływać zgromadzenie w sposób formalny?
Na szczęście nie w każdej spółce trzeba będzie przeprowadzać zwołanie w ww. sposób. Przepisy pozwalają na odejście od tak sformalizowanego sposobu. Wyjątek ma zastosowanie najczęściej w przypadku mniejszych, „przyjacielskich” spółek z o.o. Mam na myśli takie spółki z o.o., w których nie ma konfliktu, wspólnicy się znają (a często są z tego samego miasta), a skład osobowy wspólników nie jest duży.
W takim wypadku można skorzystać z wyjątku, zgodnie z którym zgromadzenie wspólników może się odbyć bez formalnego zwołania, jeśli na zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy spółki. Ponadto żaden ze wspólników nie może wnieść sprzeciwu co do przeprowadzenia zgromadzenia.
Jeśli wszystkie powyższe warunki zostały spełnione – zgromadzenie wspólników jest władne do podejmowania wiążących uchwał.
Podsumowanie
Zwołanie zgromadzenia wspólników spółki z o.o. jest dość sformalizowanym procesem. Brak przeprowadzenia wszystkich czynności może skutkować uniemożliwieniem wspólnikowi wzięcia udziału w zgromadzeniu, co może prowadzić do zaskarżenia podjętej uchwały.
Na szczęcie w mniejszych spółkach można odejść od całego formalizmu związanego ze zwoływaniem zgromadzenia. Jeśli spełnione są konkretne wymogi (obecność całego kapitału i brak sprzeciwu) – można podejmować uchwały zgromadzenia wspólników spółki z o.o., bez formalnego zwołania.
__________
Potrzebna pomoc w zorganizowaniu zgromadzenia wspólników spółki z o.o.? A może zastawiasz się nad wsparcie prawnym dla swojej spółki?
Zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego i Doradcy Podatkowego we Wrocławiu. Kancelaria świadczy na rzecz swoich Klientów usługi prawne, podatkowe oraz bieżącą obsługę prawną.
Telefon/WhatsApp: 880 499 811
Email: michal@zasada-m.pl
Podstawa prawna:
- art. 235 kodeksu spółek handlowych,
- art. 238 kodeksu spółek handlowych.
Stan prawny na dzień 22 grudnia 2024 r.
