Nie każdy podatnik musi być czynnym podatnikiem podatku VAT. Możliwe jest bowiem skorzystanie ze zwolnienia podatkowego (podmiotowego lub przedmiotowego) (szerzej pisałem o zwolnieniu z VAT tutaj). Czy podatnik zwolniony z VAT musi wystawiać faktury?
Czy podatnik zwolniony z VAT musi w ogóle wystawiać faktury?
Zacznijmy od ustalenia, czy podatnik zwolniony z VAT musi w ogólne wystawiać faktury. Generalnie z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług wynika, że podatnicy zwolnieni przedmiotów oraz podmiotowo (w 2026 r. limit obrotu to 240 tys. zł) nie muszą wystawiać faktury.
Często zdarza się jednak, że podatnicy zamierzają udokumentować transakcję dla celów podatkowych – czy dla własnych rozliczeń, czy też dla kontrahenta. Niegdyś podatnicy najczęściej wystawili w takich sytuacjach rachunki. Aktualnie podatnicy przerzucili się na wystawianie dokumentu często nazywanego “fakturą” jednak niezawierającego jej wszystkich elementów.
Owe rachunki czy faktury, podatnicy wystawiali dobrowolnie – bez żądania kontrahenta.
Żądanie kontrahenta do wystawienia faktury
Mogła się jednak zdarzyć sytuacja, w której kontrahent zażądał od naszego podatnika wystawienia faktury. Żądanie takie winno zostać złożone w terminie do 3 miesięcy od dnia przeprowadzenia transakcji. Po tym terminie podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury – choć oczywiście może to zrobić.
Aktualnie – wobec nieubłaganego wejścia w życie KSeF – w sytuacji, gdy podatnik otrzymał żądanie od swojego kontrahenta do wystawienia faktury, będzie musiał ją wystawić właśnie przez KSeF. Podatnik zwolniony nie będzie mógł w takim wypadku wystawić innego dokumentu księgowego.
A co z dobrowolnymi “fakturami” podatnika zwolnionego?
No właśnie, a co w sytuacji, gdy nasz podatnik nie otrzyma stosownego żądania od kontrahenta, a mimo to chce dalej wystawiać swoje “faktury”?
Tutaj pojawił się problem i pytanie będące metium tego wpisu. Czy taki zwolniony podatnik musi stosować KSeF i faktury ustrukturyzowane czy nadal może wystawiać faktury poza KSeF.
Jednakże w ocenie Ministerstwa Finansów taki podatnik musi wystawić fakturę przez KSeF – nie ma on możliwości wystawienia faktury papierowej czy elektronicznej poza systemem.
Ministerstwo wyszło z założenia, że podatnik zwolniony to nadal podatnik. W związku z tym taki zwolniony z VAT podatnik chcąc potwierdzić dokonanie transakcji (nawet w braku stosownego żądania kontrahenta) musi wystawić fakturę (a nie np.: rachunek). Skoro zatem to faktura dokumentuje taką transakcję, to nasz podatnik musi ją wystawić przez KSeF.
Zatem jeśli nasz podatnik zdecyduje się na wystawianie faktur nawet dobrowolnie, to i tak będzie musiał korzystać z KSeF.
Podsumowanie
Generalną zasadą jest, że podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur. Ma on jednak taki obowiązek, gdy kontrahent tego zażąda w odpowiednim terminie. Jednocześnie, jeśli podatnik zwolniony z VAT zamierza dobrowolnie wystawiać faktury dokumentujące poszczególne transakcję, to będzie on zobowiązany do wystawienia takiego dokumentu przez KSeF.
__________
Potrzebna pomoc prawna lub podatkowa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej?
Zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego i Doradcy Podatkowego we Wrocławiu. Kancelaria świadczy na rzecz swoich Klientów usługi prawne, podatkowe oraz bieżącą obsługę prawną.
Telefon/WhatsApp: 880 499 811
Email: michal@zasada-m.pl
Podstawa prawna:
- art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług.
Stan prawny na dzień 5 lutego 2026 r.
