Osoby czy podmioty prowadzące działalność gospodarczą możemy generalnie podzielić na dwie kategorie – korzystających ze zwolnienia podatkowego lub czynnych podatników podatku VAT. Zwolnienia mogą mieć charakter podmiotowy lub przedmiotowy, co oznacza, że część osób lub kategorii działalności może korzystać ze zwolnienia. W dużej części wypadków to podatnik decyduje, czy chce “być na VATcie” czy nie.
Jakie kroki zatem podjąć, jeśli decydujemy się (albo jesteśmy zmuszeni) na bycie czynnym podatnikiem podatku VAT?
Rejestracja na potrzeby podatku VAT
W sytuacji, gdy nasz podatnik decyduje się na rezygnację ze zwolnienia podatkowego powinien dokonać rejestracji w rejestrze podatników VAT. Taka sytuacja będzie miała również miejsce, gdy podatnik przekroczy limity, które umożliwiają korzystanie ze zwolnienia podatkowego.
Podatnik chcący dokonać rejestracji w rejestrze podatników podatku VAT musi najpierw przygotować i złożyć we właściwym urzędzie skarbowym formularz VAT-R. Formularz tę powinien zostać złożony przed dokonaniem pierwszej czynnością opodatkowanej podatkiem VAT. Zapewne chwilę zajmie, zanim organ zweryfikuje wniosek i dokona wpisu, jednak zazwyczaj wpis dokonywany jest z datą złożenia wniosku.
Ważne! Rejestracja na potrzeby podatku VAT ma charakter czynności technicznej, tj. status podatnika podatku VAT możemy uzyskać niezależnie od wpisu do rejestru (np.: gdy przekroczymy limit).
Dodatkowe informacje potrzebne do rejestracji VAT-R
Z mojego doświadczenia, zwłaszcza w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, samo złożenie formularza VAT-R to za mało, żeby uzyskać wpis w tym rejestrze. Organ zapewne będzie potrzebował potwierdzenia, że podatnik posiada tytuł prawny do lokalu, w którym mieści się jego siedziba. Dzięki temu organy są w stanie zweryfikować, czy dany podmiot to nie “wydmuszka”. Ponadto organ podatkowy najpewniej zobowiąże podatnika do przedstawienia przedstawienia opisu planowanej działalności.
Dzięki powyższym informacjom organ podatkowy weryfikuje dwie rzeczy:
- czy podmiot został utworzony w celu faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej,
- czy jest kontakt z podatnikiem (czy odbiera korespondencję i czy na nią odpowiada).
W niektórych wypadkach organ podatkowy może zażądać dodatkowych informacji i wyjaśnień.
Odmowa wpisu w rejestrze podatników podatku VAT
Zgodnie z orzecznictwem wpis do rejestru podatników podatku VAT ma charakter czynności technicznej – organ co do zasady nie może odmówić wpisu. Jednak ustawodawca przewidział katalog sytuacji, w których taka odmowa jest możliwa. Katalog jest zamknięty, a organy powinny jasno wskazać, dlaczego odmawiają dokonania wpisu.
Organ może odmówić wpisu w sytuacji, gdy:
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą lub
- podatnik nie istnieje, lub
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem, lub
- podatnik albo jego pełnomocnik nie stawią się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, lub
- z posiadanych przez organ skarbowy informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi, lub
- wobec tego podatnika sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Jak wpisać, powyższy katalog ma na celu ochronę zarówno interesów fiskalnych państwa, jak i interesów pozostałych podatników.
Podsumowanie
Należy pamiętać, że podatnik ma obowiązek złożenia formularza VAT-R przed pierwszą czynnością, która rodzi obowiązki podatkowe w zakresie VATu. Termin ten może być uzależniony od przekroczenia limitu zwolnienia lub naszej decyzji o rezygnacji ze zwolnienia. Warto jednak przygotować się na dodatkowe pytania organu skarbowego – brak odpowiedzi może bowiem skutkować odmową wpisu do rejestru podatników VAT.
__________
Potrzebna pomoc prawna lub podatkowa związana z prowadzoną firmą? Potrzebne wsparcie prawne dla biznesu?
Zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego i Doradcy Podatkowego we Wrocławiu. Kancelaria świadczy na rzecz swoich Klientów usługi prawne, podatkowe oraz bieżącą obsługę prawną.
Telefon/WhatsApp: 880 499 811
Email: michal@zasada-m.pl
Podstawa prawna:
- Art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług,
- Art. 96 ustawy o podatku od towarów i usług.
Stan prawny na dzień 8 lipca 2025 r.
