Kawa to chyba jeden z najpopularniejszych napojów – dostępny w zasadzie chyba w każdym biurze. Jednak czy kawa może stanowić koszt uzyskania przychodu? Ulubiona odpowiedź prawników – to zależy.
A od czego zależy? Odpowiedź poniżej.
Kawa w koszty? To zależy
Niedawno pisałem o „owocowych czwartkach”, które już na dobre zagościły w naszej kulturze (wpis o owocowych czwartkach w kosztach firmy). Z kawą co do zasady będzie podobnie – w niektórych wypadkach będzie ona stanowiła koszt uzyskania przychodu i będziemy mogli w ten sposób pomniejszyć swoją podstawę opodatkowania. Choć jednak nie zawsze.
Kawa w jednoosobowej działalności zarejestrowanej w mieszkaniu
Na wstępie przyjmijmy założenie, że pod pojęciem jednoosobowej działalności mam na myśli tylko jej właściciela, który nie zatrudnia żadnych pracowników.
W takim układzie kawa co do zasady nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu. Dlaczego? Bowiem w ocenie organów podatkowych nie jest możliwe odróżnienie zużycia kawy na czynności służbowe i prywatnie.
W uproszczeniu chodzi o to, że fiskus nie jest w stanie zweryfikować, czy kawa faktycznie jest zużywana na cele służbowe. Celem służbowym byłby poczęstunek kontrahenta kawą.
Czy takie podejście jest zasadne – w mojej ocenie nie. Kawa ma na celu poprawić naszą wydajność i humor. Dzięki kawie jesteśmy w stanie pracować dłużej i efektywniej. W takim zaś rozumieniu zakup kawy (nawet dla jednoosobowego przedsiębiorcy) jest wydatkiem poniesionym w celu utrzymania lub uzyskania dodatkowego źródła przychodu.
Mimo to „wrzucenie” kawy w koszty może się spotkać z dezaprobatą urzędu skarbowego.
JDG w biurze?
Wydaje się, że inaczej powinna zostać uznana sytuacja jednoosobowej działalności prowadzonej w biurze, tj. poza miejscem zamieszkania. Jednak idąc tropem okularów korekcyjnych (których przedsiębiorca nie może wrzucić w koszty) – nadal uznałbym, że ryzyko uwzględnienia kawy w kosztach działalności jest dość duże.
A co, jeśli przedsiębiorca zatrudnia?
Na wstępie pisałem o możliwości wrzucenia kawy w koszty „to zależy”. Zależy głównie od tego czy zatrudniamy pracowników.
Przypuśćmy, że nasz jednoosobowy przedsiębiorca z punktów powyżej zatrudnił pracownika. Kawa jest dostępna dla tego pracownika – może pójść do kuchni i zrobić sobie kawę w każdym momencie. W takim wypadku kawa może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu. W takim bowiem wypadku nie mamy już do czynienia z zatarciem się tego prywatnego i służbowego zużycia kawy.
Kawa jest dla pracownika – a nasz właściciel może ją pić? Wychodziłoby na to, że odpowiedz powinna być pozytywna – jak bowiem ocenić, ile kawy wypił pracownik, a ile szef?
Jednocześnie zapewnienie pracownikowi kawy jest spełnieniem obowiązków nakładanych kodeksem pracy (dot. zapewnienia napojów). Skoro zatem zapewnienie napojów jest obowiązkiem pracodawcy, to koszty wynikające z ich zakupów są kosztem uzyskania przychodu.
Dodatkowo możliwe jest uwzględnienie kawy w kosztach, w przypadku częstowania nią kontrahentów. Można się w tej sytuacji zastanowić, czy koszty kawy nie są kosztami reprezentacji (więcej o kosztach reprezentacji we wpisie o owocowych czwartkach). Jednak podejście organów jest dość liberalne – kawa podczas spotkania z kontrahentem ma na celu rozluźnienie atmosfery, co pomaga w rozmowach biznesowych.
Podsumowanie
Odpowiedź na pytanie czy jednoosobowy przedsiębiorca może „wrzucić” w koszty wydatki na kawę jest bardziej skomplikowana niż na początku mogłoby się wydawać. W przypadku, gdy nasz przedsiębiorca pracuje z domu – uwzględnienie kosztów kawy w kosztach uzyskania przychodu, może być wątpliwe i ryzykowne. Jeśli jednak przedsiębiorca zatrudnia pracowników – wtedy spełnia obowiązek nałożony na niego kodeksem pracy. W drugim wypadku możliwe jest uwzględnienie wydatków na kawę w kosztach uzyskania przychodu.
__________
Prowadzisz działalność gospodarczą i zastanawiasz się nad wsparciem prawnym lub podatkowym? Potrzebna pomoc w złożeniu wniosku o wydanie podatkowej interpretacji indywidualnej?
Zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego i Doradcy Podatkowego we Wrocławiu. Kancelaria świadczy na rzecz swoich Klientów usługi prawne, podatkowe oraz bieżącą obsługę prawną.
Telefon/WhatsApp: 880 499 811
Email: michal@zasada-m.pl
Podstawa prawna:
- Art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stan prawny na dzień 6 października 2024 r.